SNSが普及した今、電話でのコミュニケーションをする際に気をつけておきたいこと

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スマホとSNSが普及した影響でしょうか、最近はビジネスでも電話をかける機会そのものが減ってきたと思います。

むしろ最近は、電話をすると相手の時間を奪ってしまうため、簡単なアポ取りや日常的なコミュニケーションであれば、電話するのはやめておこうという風潮すら出てきています。

こういったビジネスの習慣というものはテクノロジーの進化で変わっていくものですから、適応していくことも大事です。ですが依然として電話をかけるもしくはかかってくるケースはあるものです。

ケースの一つは、緊急性が高い場合です。ビジネスであればシステムに重大問題が発生した場合や、急ぎ発注しなければならない場合など、相手に即行動してもらう必要がある場合は、やはり電話に勝るものはありません(すぐに電話に出て頂けたら、ですが)。

そしてもう一つは、足跡(エビデンス)を残したくない場合です。ビジネスにおける問題の大半は、突き詰めれば人間関係の問題です。よって非常にデリケートな問題が多いものです。

もしメールやSNSで実施した場合、そのエビデンスがのちの火種になりかねないと考える人は、電話で済ますケースが多いわけです。大企業で長く働いている方、社会的地位のある方、年配の方に多く見られる傾向です。

裏を返せば、エビデンスが残しておかなければ、電話の受け手側としては、あとで言った言わないになりかねないケースがあり、これが新たなビジネス上の問題の火種になるということです。

よって、自らの日々の行動に後ろめたさがない人は、必ず電話でやり取りした後、先方に対して結論などを、メールやSNSにて簡単にメッセージしておくとよいでしょう。いわゆる備忘録メッセージです。

「先ほどはお電話頂きありがとうございました。〇〇の件、当方にて対応させて頂くということで承知しました。△月△日までに対応いたします。なお、当方の認識が誤っている場合は、一両日以内にご返信頂ければ幸いです」

この程度のメッセージで十分です。

ポイントは、

 

・どちらからかけてきた電話なのかが分かること
・案件の概要が分かること
・結論が分かること
・期日が分かること

 

の4つに絞ることです。もしダラダラと書きすぎた場合、相手は流し読みしかしませんので、返信がないケースも考えられます。また長すぎた場合は相手の心象を悪くする恐れもありますから、注意が必要です。

数名の部下を抱える管理職のAさんは、長年、上司であるB部長からの連絡は常に電話だったそうです。しかしながら、言われた通りに実行していたつもりが、微妙に意図が食い違うことが多かったそうです。原因は、B部長が早口であったことと、具体的な表現を使わない独特の話し方にあったようです。

そこでAさんは、B部長からの電話が終わると必ず、備忘録メッセージを送信するようにしました。B部長は早口で独特の話し方をする人でしたが、根は真面目で部下思い。備忘録メッセージに対し、必ずショートメッセージながらも返信してくれるようになり、以降は齟齬がなくなったそうです。

SNSが普及した今、電話でのコミュニケーションをする際には、結論を完結に備忘録としてメッセージするという習慣をぜひ取り入れてみてください。