今からでも遅くない!営業活動にありがちな「ムダ」をなくして効率化するための3つの方法

投稿日:  最終更新日:

営業職においても、近年叫ばれている人材不足問題を感じることが年々多くなってきていることを実感します。また、景気がいいと言われる一方でコストカットや働き方改革による労働時間の削減など、以前とは現場の状況が様変わりしてきたことを感じている方も多いのではないでしょうか。

こうした問題に対処していくには、やはりムダをなくしていくことが大切です。特に日本企業が習慣的に行っている営業手法にはまだまだムダが多いと言わざるを得ません。最新の営業活動を取り入れていくことでムダをなくし、より一層、効率よく営業活動がおこなえるようにしていく体制づくりも経営者の大事な役割です。

今回は、そのようなムダをなくして効率化していくための方法について解説します。

営業活動にありがちな5つのムダ

営業活動を効率化する方法について考える前に、まずは営業活動においてどのようなムダが発生しているのか、現場の状況を把握しましょう。

営業活動でよくありがちなムダは次の5つです。

適当なアポ取り

商談のアポイントを取るため、リストを片っ端から電話していくというのは昔からよくある話です。しかし、一人の人間が1日にかけられる電話の本数はせいぜい10~20本程度。その中から1~2件くらいは商談につながるかもしれませんが、決して効率がよいとはいえません。

同様のことは飛び込み営業にもいえます。ただやみくもに会社を回っているだけでは、時間やコストにムダが生じます。

移動にかかる時間とコスト

日本では、商談や見積り提出、契約のたびに営業先を訪問するのがまだまだ一般的です。その際、移動時間を資料確認にあてるなど有効活用できていればよいのですが、実際には「移動時間=休憩時間」になってしまっていることがほとんどです。

また、当然ですが移動には交通費やガソリン代などのコストがかかります。もちろん、どうしても直接足を運ばなければならない場合や、直接顔を合わせることで得られる情報や信頼関係などもあります。しかし、Web会議システムといったツールが充実してきた現在においては、それらを臨機応変に活用することで、不要不急の訪問を極限まで減らす努力は可能なのです。

デスクワークにかかる時間

名刺管理やスケジュール管理、顧客のリスト作成などといったデスクワークは、営業活動を効率化するために必要不可欠なものです。しかし、営業担当者がこれらの作業に時間を取られ過ぎていてはどうでしょうか。営業という大事な仕事をする時間が削られてしまい、これでは本末転倒になってしまいます。営業担当者が本来の業務である営業活動に力を注ぐためには、非効率的なデスクワークを見直す必要があるのです。

生産性のともなわない会議

会議を行うこと自体は決して悪いことではありません。ですが、資料に書いてある内容をただ読み上げるだけの報告会や、参加することに意味がある定例会議が多数存在するのであれば、他の仕事を中断してまで行う必要はないはずです。また、普段から社内での情報共有やコミュニケーションがスムーズにできていれば、会議を開く頻度も減らすことができるでしょう。

書いたら終わりの日報

毎日の営業日報を実施している企業も、実はまだまだ多いのが実情です。ですが今日おこなったことをただ書くだけの日報では、日報の目的を果たしていると言えるでしょうか。単に時間と労力のムダになります。そうならないためには日報を書く目的を明確にし、重点的に書く項目を定めるといったルールを設けることが必要となります。

営業効率を高めるための3つの方法

さて、営業活動におけるムダが把握できたら、次はその対策について考えてきましょう。具体的な方法は次の3つです。

優先度の高い顧客を絞り込む

アポ取り1件、飛び込み営業1件あたりの売上を伸ばすには、見込み客のリストをブラッシュアップすることが重要です。

顧客のニーズが自社のサービスとマッチしているか、サービスの導入時期が適切かといったことと合わせ、これまで成約につながった実績をもとに項目を作成して点数化していけば、優先度の高い顧客に絞り込んだリストを作成することができます。

これに関してはMA(マーケティングオートメーション)を導入すれば、これらの作業を自動でおこなってくれるので、さらなる効率化につながることでしょう。

ツールを使ってデスクワークを効率化する

名刺管理やスケジュール管理、日報作成といったデスクワークも、SFA(営業支援ツール)を使うことで効率化することが可能です。またSFAを使うことによりデータが一元化し、社内の情報共有がスムーズになります。社内の誰もが情報にスムーズにアクセスできるようになることで、社内の連携が強化し、数値報告のための会議が不要になるといったメリットもあります。

Web会議システムを導入し商談を効率化する

近年、Web会議システムやSMSのビデオ通話などのオンラインコミュニケーションが発達し、営業活動においても、商談からクロージングまでをパソコンの画面上のみで行うことが珍しくなくなってきています。Web会議システムを使うことは移動にかかる時間やコストを減らせるだけでなく、全国どこにでも営業をかけることが可能になるため、サービスの販売可能エリアを広げることもできるのです。

WEB会議システムは無料のものでも機能的に優れたものが数多くあります。たとえばappear.inやBiz Meeは、利用するにあたりインストールやアカウントを作成する必要がなく、作成したルームのURLを相手に知らせるだけで簡単にWeb会議を行うことが可能です。ZOOMはアプリのダウンロードが必要ですが、こちらもURLの共有だけでWeb会議が可能です。画面共有機能を使えば、パソコンの画面に資料を表示しながら商談を行うこともできます。

営業活動におけるムダをなくしていくことで、営業担当者をスペシャリスト化し、限られた人数で最大限の成果をあげていくことができるようになります。また、人々の意識も以前とは変化していて、ムダな残業はせず効率よく仕事をしたいという人が増えてきています。経営者や管理職が率先して業務の効率化を図っていくことで、社員のモチベーションアップや有能な人材の確保にもつながることでしょう。