名刺管理でよくある問題と効果的な解決策

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名刺管理でよくある問題と効果的な解決策

獲得した名刺を活用することは、新規顧客の獲得につながります。これこそが名刺管理の重要性です。しかし、名刺管理の重要性がわかっていても、十分に活用できていないという企業は少なくありません。

たとえば、展示会などで膨大な数の名刺を獲得していても、その仕分けや整理がうまくできておらず、その後の営業活動にあまり効果的に活用できていない、商談化率が低いということがありますよね。これでは展示会に出展する意義も薄くなります。

展示会に限らず、日々の営業活動で得た名刺についても、忙しさから名刺整理が後回しになってしまい、未整理の名刺がたまってしまうなどといったケースもあるでしょう。

このような名刺整理の問題に対しては、名刺管理ツールなどを導入し、デジタルデータ化して名刺管理を行うことが有効な解決策となります。

デジタルデータ化することで、名刺を社内の資産として共有し、十分に活用できるようになるのです。結果として商談化率の向上や新規顧客開拓につながっていくはずです。

名刺管理における問題と、解決のための専用ツール導入のメリットなどについて見ていきましょう。

名刺管理でよくある問題

問題1:名刺が増えるほど、必要な情報が取り出しづらくなる

多くの名刺を獲得できることは、本来喜ばしいことではあるのですが、いただいた名刺の数が多くなるほど、それぞれの名刺の重要性を確認したり、現在アプローチすべき相手の名刺を的確に抽出したりするのが難しくなってきます。

名刺1枚1枚は小さくて薄い紙ではありますが、数が増えればかさばり、整理や管理が難しくなるのです。 分類・整理するにしても、基本的には「50音順」「獲得した手段別」「時期ごと」「案件ごと」など、何か一つの分類基準によって整理されることとなり、こうすると他の分類による抽出が難しくなります。

問題2:データ化する手間や労力が大きい

問題1の解決策として、何らかの方法でデータ化を試みる企業も多いでしょう。たとえば、エクセルなどを活用して、名刺の記載事項や関連事項を入力しデータ化する方法です。

デジタルデータ化すれば省スペースになるうえに、検索性が高まります。 しかし、名刺の量が膨大であれば、デジタル化のために必要な作業量や作業時間もまた多くなります。

それぞれの名刺を獲得した営業担当者が、その名刺にまつわる内容を一番理解している人物ということになりますが、データ化までを営業担当者の作業とすると負担が大きく、結果としてやはり名刺の整理が追いつかなかったり、逆に本来の営業活動に使える時間が少なくなってしまったりといったことが起こりかねません。

問題3:名刺データの共有ができない

紙のままの状態の名刺はもちろんのこと、エクセルなどでデータ化したものも、複数人でデータを共有し、営業活動に活用していくのが難しいという問題もあります。

たとえ名刺をデータ化したとしても、それぞれの営業担当者が必要とするときに必要なデータを抽出し利用することができなければ、名刺管理がうまく行っているとは言いがたいでしょう。

名刺管理ツールによる名刺のデータ化が解決策に

名刺整理の問題に対しては、名刺管理の専用ツールを導入し、デジタルデータ化して名刺管理を行うことが有効な解決策となります。専用ツールによって名刺がデジタルデータ化されていることで、名刺の管理および共有、活用を効率的に行うことが可能です。

たとえば、見込み顧客に対して最適なタイミングでアプローチすることや、段階的なアプローチによる育成などが可能になります。名刺を専用ツールでデジタル化することによって得られるメリットには、以下のようなものが挙げられます。

名刺データをさまざまな関連情報とともに管理できる

エクセルなどで単純に名刺に記載された内容と獲得時期、案件名など最小限の事項のみをデータ化した場合、それぞれの相手に対するアプローチ状況などを社内で共有するには別の共有手段が必要になる場合が多く、名刺データと関連情報を紐付けて管理しづらいという問題があります。

名刺管理ツールは、こうした関連情報や進捗などと一元で管理共有できるよう開発されていることが多く、名刺活用の効率が高まります。

名刺管理のための工数・コスト削減ができる

管理用に開発されたツールならば、必要なデータ入力のみをマニュアル化してアルバイトや外注に任せることもしやすいです。

営業担当者は、そうして作成した基本的な名刺データベースに、必要な情報のみを補足、アップデートしていくという運用にすれば、名刺管理のための業務負担が軽減され、結果として工数やコスト削減、業務効率化につながると言えるでしょう。

まとめ

名刺管理ツールによる名刺のデータ化が解決策に

名刺の整理が追いつかず、名刺を十分に活用できないという問題には、名刺管理ツールの導入による名刺のデータ化が有効な解決策になります。

デジタルデータ化した名刺を社内の資産として共有し、営業活動に十分に活用しましょう。

これまで問題を感じていた名刺からの商談化率の改善や新規顧客開拓につながっていくはずです。