上司や取引先との電話トラブルがSNSで解決できる、問題解決法とは?

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スマホとSNSが普及した影響でしょうか、ビジネスでも電話かける機会が減ってきたと思いませんか?

むしろ最近では、電話をすると相手の時間を奪ってしまうため、簡単なアポ取りやコミュニケーションであれば、電話するのはやめておこうという風潮すら出てきています。

こういったビジネス上の習慣というものは、テクノロジーの進化で変わるものですから、適応していくことも大事です。とはいえビジネスシーンでは、依然として電話をかけるもしくはかかってくるケースはあるものです。

その理由は大きく2つ。一つは緊急性が高い場合です。ビジネスであればシステムに重大問題が発生した際や、急ぎ発注しなければならない場合など、相手に即行動してもらう必要がある場合は、やはり電話に勝るものはありません。

そしてもう一つは、エビデンスを残したくない場合です。ビジネス上の問題の大半は、突き詰めれば人間関係です。よって非常にデリケートな問題を扱うケースが多いものです。

もしメールやSNSで実施した場合、そのエビデンスこそがのちの火種になりかねないと考える人は、電話で済ますケースが多いわけです。社会的地位のある方、年配の方に多く見られる傾向です。

そのためエビデンスが残しておかなければ、電話の受け手側としては、あとで言った言わないになりかねないケースがあり、これが新たなビジネス上の問題の火種になることもあります。

よって電話の受け手側として、「言った」「言わない」という問題に対するリスクマネジメントとして、電話でやり取りした後、先方に対して結論などをメールやSNSにて簡単にメッセージしておくとよいでしょう。

いわゆる備忘録メッセージをSNSで習慣づけるのです。

「先ほどはお電話頂きありがとうございました。〇〇の件、当方にて対応させて頂くということで承知しました。△月△日までに対応いたします。なお、当方の認識が誤っている場合は、一両日以内にご返信頂ければ幸いです」

この程度のメッセージで十分です。

ポイントは、

①どちらからかけてきた電話なのかが分かること
②案件概要が分かること
③結論が分かること
④期日が分かること

の4つくらいに絞ることです。

というのも、もしダラダラと書きすぎた場合、相手は流し読みしかしませんので、返信がないケースも考えられます。またメッセージが長すぎた場合は、忙しい相手なら心象を悪くする恐れもありますから、そのあたりは相手の立場や状況を考えておく必要があります。

当社のクライアント先でもある、数名の部下を抱える管理職のAさんは、長年、上司であるB部長からの連絡は常に電話だったそうです。毎回、言われた通りに実行していたつもりが、微妙に意図が食い違うことが多く、悩んでいたそうです。B部長が早口であったことと、具体的な表現を使わない独特の話し方にあったようで、ニュアンスの分かりづらさもあったそうです。

そこでAさんは、B部長からの電話が終わると必ず、SNSにて備忘録メッセージを送信するようにしました。B部長は早口で独特の話し方をする人でしたが、根は真面目で部下思い。備忘録メッセージに対し、ショートメッセージながらも必ず返信してくれるようになり、以降は齟齬がなくなったそうです。

むしろ、指示した内容に関して、毎回簡潔にメッセージを送ってくれるAさんをより一層信頼するようになったそうで、二人の関係は一気に良化したそうです。

SNSが普及した今、電話でのコミュニケーションをする際には、結論を完結に備忘録としてメッセージするという習慣をぜひ取り入れてみてください。